פרוטוקול ישיבת ועד מס' 4

תאריך

19.05.24

מקום הישיבה

חדר האוכל

מספר ישיבה

4

משתתפים חברי ועד:

חברי ועד מקומי: אורן חיים, ערן תורקי, נועה ברגר, גידי לייב, מתת הורביץ, גלית אנגלברג ואביטל סוצ'י.

מנהלת הישוב: אורית קיסרי.

סדר יום:

1. אישור פרוטוקול ישיבה מס' 3 .
2. מדיניות פרסומים ותקשורת מול הקהילה.
3. הצעת מדיניות להסברה בתחום הבטחון.
4. הסדרת יעוד הספרייה במבנה בית התרבות.
5. מסיבת קיץ לנוער (י'-יב').
6. עדכונים שוטפים.

1.אישור פרוטוקול ישיבה מס' 3

החלטה:

הועד המקומי מאשר פה אחד את פרוטוקול ישיבת ועד מס' 3 מתאריך 02.04.24.

2. מדיניות פרסומים ותקשורת מול הקהילה

אביטל: המטרות בפרסומים ובתקשורת מול הקהילה הם:

1. לייצר מערכת יחסים , שקיפות ואמון בין הקהילה לוועד המקומי .
2. לתקשר לקהילה פעילויות, אירועים, חדשות כאלו ואחרות על הנעשה ביישוב.

רקע : שיטת הרמזור הנהוגה כיום התחילה לפני כשנה וחצי, באוקטובר 22 ונחשבת כנוחה ומוצלחת גם לתפעול (מבחינת משאבי זמן וכסף) וגם נוחה לקריאה.

תהליך העבודה:

1. נציגי הוועדות מעבירים לאורית את ההודעות עד ליום ג' בכל שבוע, אור נירית ואורית מכינים את הכל ומוציאים פרסום בחמישי.
2. חינוך – טלי מעבירה באופן קבוע פרסומים לאור ונירית ביום חמישי, פרסומי חינוך יוצאים בימי שני לקהילה.

קצת מספרים:

כמות המנויים בשתי קבוצות הועד המקומי (קבוצות ווטסאפ "הודעות ועד מקומי") הם כ – 680.

כמות הכניסות להודעות השונות: 20-30 להודעות חלשות, 70-80 להודעות חזקות. מעל זה – חריג מאד.

אם אנחנו מניחים שמתוך 680, יש זוגות/קשישים אז בסוף זה כ-300 מנויים, ואז אנחנו מדברים במונחי "רייטינג" של 25% להודעות חשובות – שזה מעולה בכל קנה מידה.

המלצות:

1.כרגע נראה ששיטת הרמזור עובדת עם כמה בקשות:

– כל נציגי הועדות צריכים להכיר את תהליך העבודה ולעבוד מול אורית ולא מול אור.- נא לעדכן את חברי הועדות השונות בתהליך העבודה המסודר.

– הודעות לפרסום צריכות להגיע עד יום ג' על מנת לאפשר זמן הכנה של אור ונירית.

– המלצה לרכוש כרטיס סים של הועד על מנת שההודעות יצאו על שם הועד ולא על שם אור גלזר

– אביטל תבדוק את היתכנות של הקמת "אתר" באמצעות גוגל site על מנת לאפשר למידע נוסף להיות נגיש לקהילה

3. קשרי קהילה – צריך לייצר מנגנון שבו גם לקהילה יש דרך לפנות אלינו ובכלל לפנות לוועדות השונות – בכל הודעה שיוצאת יש לשים באופן קבוע מייל/ מספר טלפון של אחראי האירוע שניתן ללחוץ עליו לשאלות, גם לוועד וגם לועדות השונות בהתאם להודעה.

4. יש לפרסם ברמזור את שמות ופרטי הטלפון של חברי הועד עם ציון תחומי אחריותו של כל אחד.

3. הצעת מדיניות להסברה בתחום הבטחון

אביטל:

רקע

וועדת בטחון התנהלה באופן זהה לשאר הועדות מבחינת הודעות שוטפות שכמעט ולא היו בעבר. כשהיו הודעות הן יצאו בקבוצה מטעם וועדת בטחון.

בעבר, הודעות דחופות היו יוצאות במיידי דרך הודעות ועד מקומי ובסמס, ואלון ואסתי היו עובדים על זה יחד.

כיום, ומאז ה 7.10 יש כמות גדולה יותר של הודעות שמגיעות ליו"ר ועדת בטחון ולא כולן מצליחות להגיע בזמן לתושבים.

הוקמה קבוצת דוברות בטחון שבה חברים: אלון, אור, אסתי, לימור , והילה ענתבי – שם עולות הודעות מאלון בעיקר ואז מתנהל דיון האם ומה לעדכן.

כמה מחשבות:

• הודעות כלליות של ועדת בטחון צריכות לצאת בימי חמישי יחד עם שאר הועדות, מאחר ואלון בשלבי סיום תפקידו, רפרנט בטחון בוועד (ערן תורקי) צריך להעביר הודעות בטחון באופן שוטף , יחד עם תזכורת קבועה להתנדבויות ועוד.
• חשוב לעדכן את התושבים על דברים כלליים שנעשים כדי לייצר שקט ואמון ורצון להתנדב. גם ביקורים של כל מיני גורמי בטחון ושינויים שניתן לפרסם, חשוב שהתושבים יידעו.
• הודעות על ארועים דחופים- חייבות להגיע קודם כל מסמכות מקצועית של יו"ר ועדת בטחון ואם אין מניעה לפרסם לתושבים, יש לעדכן
• ערן יצטרף לקבוצת "דוברות בטחון" על מנת שתהיה שם עוד עין בנוגע להחלטות מה לפרסם ומה לא.

4. הסדרת יעוד הספרייה במבנה בית התרבות

מתת: מבקשת לאשר כי ב 5 שנים הקרובות יוגדר כי החדר בבית התרבות יועד לספרייה ומועדון יולדות, ובמהלך תקופה זו לא יבוצע שינוי יעוד.

אורן: ואם נאלץ לשנות בעקבות אילוצים שונים? מה החשיבות בהגדרת היעוד?

גידי: יעוד המבנה כיום הוא רב תכליתי.

מתת: החינוך מבקש לקבע את השימוש בחדר לספרייה.

סיכום הנושא: השימוש המרכזי כיום בחדר הוא ספריה ומועדון יולדות והוועד אישר זאת ומברך על העשייה הקהילתית הזו.

צריך שיהיה צורך מאוד משמעותי בשביל שלחלל הזה יוגדר שימוש אחר. לשם כך יהיה צורך לקבל אישור מהועד.

ברמה הנקודתית – במצבים שיש צורך להשתמש בחלל לשימוש שאינו ספרייה או מועדון יולדות, ישנה תקשורת ישירה בין מנהלת הישוב לאחראית הספרייה.

5. מסיבת קיץ לנוער (י'-יב')

מתת: מינהלת החינוך מעוניינת לקיים מסיבת קיץ לשכבות י-יב במרחב הפתוח הסמוך לנעורים בוגר. הארוע יפוקח ויהיה באחריות מינהלת החינוך. לארוע מתוכננים להגיע גם בני נוער מהעמק. מבקשים לדעת מה נדרש לעשות כדי לעמוד בדרישות החוק והבטיחות על מנת שיתאפשר לקיים את הארוע.

סוכם כי מתת ואורית יקיימו שיחה עם ארנון מהרישוי במועצה לשם בדיקת הנושא.

6.עדכונים שוטפים

אורן: עוגן איתן – רכישת גנרטור ל"מרכז חיים" ישובי

המועצה תקצבה 20 אש"ח לכל ישוב לרכישת גנרטור לטובת הקמת "מרכז חיים" בכל ישוב.

הגנרטור ישמש להפעלת מרכז החיים, להטענת מכשירי סלולאר, תאורות חירום, סוללות נטענות ומכונות חמצן לתושבים.

לשם קבלת התקציב הישוב צריך להגדיר ולאשר מהו מבנה הציבור שישמש כ"מרכז חיים" יישובי , להכין תשתית לחיבור גנרטור ולדאוג לאחזקת ותחזוקת הגנרטור ושמירת כשירותו.

החלטנו כי "מרכז החיים" בבחן יהיה אזור המשרדים במבנה חדר האוכל הכולל את משרד מזכירות הישוב, חדר התקשורת, והמקלט הגדול הסמוך (סניף התנועה). אנחנו כרגע בוחנים את גודל הגנרטור הנדרש לנו לטובת השימושים השונים בחירום.

ערן: עדכון בטחון

ביום חמישי האחרון, שני רחפנים חשודים נעו מאזור שוויכה לכיוון בחן. הרחפנים זוהו על ידי כוחות הבטחון וכוח צה"ל ירה לעברם והרחפנים הורחקו.

אנו רואים את האירוע בחומרה רבה ופועלים מול גורמי הצבא והמועצה במטרה לקבל מענה לאיומים אלו.

כותבת הפרוטוקול: אורית קיסרי, מנהלת ישוב, ועד מקומי בחן